高校学籍档案信息化网络管理系统的研究 |
| 作者：黎瑾 文章来源：转摘 点击数： 更新时间：2005-4-2 |
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【摘要】 高校学籍档案管理工作是一项繁、杂、重的工作，随着办学规模的扩大、专业设置和学生人数的增加，原单机版的学籍管理系统已不能适应高校发展的要求。本文结合目前高校学籍档案管理的现状，提出网络版学籍管理系统的构想，对利用校园网进行学籍档案信息化网络管理进行了初步探讨。
【关键字】 学籍档案 网络管理 研究
高校学籍档案是学校档案的重要组成部分，学籍档案管理是一项繁杂而又事务性很强的工作。随着学校办学规模的扩大、专业设置和学生人数的逐年增加，部分院校的校外教学点或分校区的增加，原来基于小型数据库的、半手工操作的学籍档案管理系统已难以适应学校发展的要求[1]，因此，运用先进的信息传播技术建立一套完整的、规范的学生学籍信息资料计算机管理学籍档案，以便快捷地录入、统计、查询、检索学生的各类信息，及时了解学生的学习情况，使不同校区、二级学院、系部的分级管理达到资源共享，协同管理，实现管理信息化、规范化和科学化。因此，我们根据高教改革的发展趋势和高校学籍档案管理的需要，对网络版的学籍档案管理系统进行了初步探讨。
1 网络版学籍管理系统的构想
根据当前高校学籍档案信息管理的发展趋势，以及我校跨校区延伸管理和二级学院分级管理的实际情况，我们提出了建立网络版学籍管理系统的构想。它由学籍信息管理、成绩信息管理、教研室成绩报送、信息查询等几部分组成。该系统从学生入学、在校期间到毕业发证等全过程实现“一条龙”学籍档案信息化管理。
1.1 学籍信息管理模块的构成
学籍信息管理模块不但可以批量录入数据，而且可以从招生库等其他数据库导入相关学生资料，按不同校区、系所、专业、学制编班编学号，建立全校学生的基本信息数据库。可以根据不同条件快捷地查询各年级、各专业的学生情况，并进行学生休学、复学、留级、退学等学籍异动管理。学生基本信息库里的资料可以和国家教委的“普通高等学校学籍学历管理系统”的相关数据进行导入、导出处理。
1.2 成绩管理模块的构成
成绩管理模块把过去单机版的成绩库、补考成绩库、重修成绩库等合并成网络版的成绩库,库里有学号、姓名、分院、系所、培养层次、班级、专业等字段，可供查询学业成绩用。在满足不同的条件下，可以统计不同年级、不同专业的学业成绩、年级排名，各种数据报表的统计、制作、打印等。
1.3 成绩报送
各科考试完毕，相关教研室登陆校园网上的“学生综合信息管理系统”，录入学生成绩并进行试题分析、打印学生成绩频数图及成绩册，同时将考试成绩从网上“提交”给学籍管理科，学籍管理科审核后，再将成绩“提交”到学校学生总成绩库，有关人员即时可在校园网各终端机上查阅学生的考试成绩。
1.4 学籍信息资料查询
各终端用户，如不同校区，二级学院、教研室及相关人员可以根据操作权限在校园网上查询在校学生人数、学生的个人资料和各科成绩；学生可以通过校园网查阅并校对自己的学籍资料，查询各科学业成绩；学生的在学成绩单、学生证、考试证和学籍卡等可以打印出来；二级学院、政治辅导员可在校园网上查阅学生的补考、重修人数、考试成绩、平均成绩、打印学生成绩册等。
学籍信息管理系统的应用，可以避免数据录入过程的人为误差，减少重复劳动，提高工作效率。同时，它与其他的教学管理系统实现资源共享，实现教学管理规范化、信息化和科学化。
2 网络版学籍管理系统的应用
高校学籍档案管理包括新生基本信息的建立、学生在校学业成绩及奖惩情况、学生学籍异动情况和学历证书的制作、发放等，是一项工作量大且持续时间长的工作。高校目前的状况，使学籍档案管理工作更加复杂和繁重。我校研究的网络版学籍管理系统的投入使用，使学籍档案管理更加高效和规范。
2.1 学生基本信息档案的建立
学生基本信息档案的建立，从招生库里将部分学生资料导入基本信息库外，再由学生填写学籍表，管理人员把学籍表中的其他资料补录进数据库中。新系统的使用，不但可以简化这项工作的步骤，而且使收集到的学生资料更加准确。新系统除了从招生库中导入学生资料外，可以让学生用自己的权限在校园网上登录该系统，查看、校对并按要求补齐自己的基本信息，确认无误后将资料直接提交到基本信息资料库（只能提交一次），即完成学生基本信息档案的建立。这一操作将原来集中录入数据的繁杂做法变成分散性的由学生自己操作的简易做法，在目前学生年年增加而管理人员没有增加的情况下，对高校学籍档案管理工作是非常有帮助的。另外，新生基本信息档案建立后还可以在电脑上打印出新生的学籍表、学生证、考试证等，摒弃原手工填写的做法，使新生入学后的学籍档案建立、各种证书的制作等管理工作简化不少程序，大大提高工作效率。
2.2 成绩管理信息化
成绩管理是学籍档案管理中最重要的组成部分，它伴随学生在校学习期间的全过程，包括考试成绩、补考成绩、重修成绩等。我院原有的学籍管理系统是FoxPro 语言开发的单用户数据库系统，它是由不同年级、不同专业的课程目录库、必修成绩库、补考成绩库、重修成绩库、总评成绩库、选修成绩库等组成，期末由教研室送磁盘或上报书面成绩给 学籍管理科，再由学籍管理人员录入成绩，这个过程非常繁杂。在高校扩招，专业增加的情况下，这一系统明显不能适应学校发展的要求，难以满足当前学籍管理的需要。网络版的成绩管理模块是在原来FoxPro单机版的基础上，利用现代化的管理手段，结合我院的实际情况及多年的工作经验设计研究出来的。每学期由学籍管理科根据教学计划，在考试前将各科的课程名称（包括课程类别）及学生名单从校园网上发送给各个教研室，教研室在校园网上输入、处理考试成绩，完成后打印出书面成绩册存档，将考试成绩直接在网上“提交”给学籍管理科，由学籍管理人员审核后“提交”学校学生总成绩库，这样大大地减少了教研室、学籍管理人员的重复劳动，而且可以跨校区进行成绩管理工作。如发送该学期的课程目录及准确的学生名单给不同校区的教研室，查看期末考试成绩是否处理完毕，成绩提交等一系列工作都可以在一个校区完成。
2.3 学生学籍资料的查询 、统计、上报达到资源共享
网络版学生综合信息系统的信息统计查询模块可以实现资源共享，让不同校区、有关部门及学生查询、打印有关学生的学籍资料。学籍管理科每学期初将在校生人数一览表制作好放在系统的查询模块，学校各有关部门即可登录该系统查询在校学生人数；学生学籍异动情况在该系统中也能及时处理并反馈在校园网上供政治辅导员、二级学院查询、了解，以便他们掌握学生的最新资料。政治辅导员可以查看学生的个人成绩、班级成绩、学年平均成绩、毕业平均成绩及排名等，不用像过去那样要到教务处才要得到学生的有关资料；学生可以上网查看自己的考试成绩、补考成绩、补考门次等。
该系统还设置了学生学历管理、学位管理等功能，这些功能与上报省教育厅、国家教委的资料很好地链接起来，可以快捷地统计在校学生的年龄、性别、毕业和结业生名单、学位授予名单等资料，同时与上报省教育厅、学位办、国家教委的相关数据库资料实现资源共享，使学籍管理信息化、科学化和规范化。
2.4 各种报表的制作、 打印非常方便快捷
高校在学籍管理的过程中，各种报表的制作、打印是必不可少的。如在校学生成绩单、毕业生成绩单、预计授予学位人员报表和授予学位人员报表、毕业生（或在校生）英文成绩单、英文学历证明等。特别是英文成绩单的制作，因为学生所在年级、专业不同，学习的课程亦不同，所以制作英文成绩单最为繁琐。新系统设计了英文成绩报表的打印格式，在制作英文成绩单时，只要输入学生的学号、姓名，系统就会根据该生的中文课程名称找到对应的英文课程名称，自动生成英文成绩单，即可打印出来，非常方便、快捷。
3 完善的教学教务管理系统
我校研究的学籍管理系统、考务管理系统与教务管理系统进行有机结合，形成较为完整的、现代化的教学管理系统。如期末考试成绩管理，先由考务中心从学籍管理科的学生基本信息库中读取学生名单进行考试安排，教研室读取该库中的学生学号、姓名进行考试成绩录入。试卷的客观题部分采用标准化答题卡答题，用阅卷机改卷。这些操作不但减轻教研室的工作量，而且使考试成绩更加客观、公正。考试成绩处理完毕后，教研室将考试成绩“提交”给考务中心，考务中心审核后，提交给学籍管理科进行学籍档案管理。
参考文献：
[1] 林李柏 ,黄耀宁. 我院教务信息管理系统扩展设计的构想. 广东医学院学报，
2003.10 |
| 论文录入：华东论文网 责任编辑：华东论文网 |
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